Politika e Privatësisë

Kjo Politikë e Privatësisë përshkruan se si Safepiens, NIPT M21704029F, me seli në Rruga Ferit Xhajko, Tiranë, Shqipëri ("ne", "neve" ose "ynë/jonë") mbledh, përdor, ruan dhe mbron të dhënat tuaja personale kur përdorni platformën dhe faqen e internetit Safepiens ("Shërbimi"). Ne jemi të përkushtuar për të mbrojtur privatësinë tuaj dhe për të përpunuar të dhënat tuaja në përputhje me ligjet e zbatueshme për mbrojtjen e të dhënave, duke përfshirë Rregulloren e Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave (BE) 2016/679 ("GDPR") kur është e zbatueshme.

1. Kontrolluesi i të Dhënave

Kontrolluesi i të dhënave përgjegjës për përpunimin e të dhënave tuaja personale është:

• Emri: Safepiens
• Adresa: Rruga Ferit Xhajko, Tiranë, Shqipëri
• NIPT: M21704029F
• Email: [email protected]

Për klientët që përdorin Shërbimin për të menaxhuar të dhënat e punonjësve, Klienti vepron si kontrollues i të dhënave dhe Safepiens vepron si përpunues i të dhënave.

2. Kategoritë e të Dhënave Personale që Mbledhim

Ne mund të mbledhim dhe përpunojmë kategoritë e mëposhtme të të dhënave personale:

2.1 Të dhëna që jepni drejtpërdrejt

• Informacioni i llogarisë: emri, adresa e emailit, fjalëkalimi (i enkriptuar), emri i kompanisë.
• Informacioni i kontaktit: adresa e emailit e paraqitur nëpërmjet formularëve të faqes sonë të internetit.
• Të dhënat e komunikimit: mesazhet dhe korrespondenca e dërguar tek ne.

2.2 Të dhëna të përpunuara në emër të Klientëve (si përpunues i të dhënave)

• Regjistrat e punonjësve: emrat, të dhënat personale, informacioni i punësimit, të dhënat organizative.
• Të dhënat e prezencës: regjistrat e hyrjes/daljes, oraret, kërkesat për leje dhe, kur Klienti e aktivizon, vendndodhja e hyrjeve, daljeve dhe check-in-eve, me adresat e tyre.
• Të dhënat e aktivitetit të punës: gjurmimi i detyrave, caktimi i projekteve, regjistrat e aktiviteteve.
• Të dhënat organizative: strukturat e departamenteve, hierarkitë e raportimit, detajet e kompensimit.
• Bisedat me asistentin AI: pyetjet që menaxherët i bëjnë asistentit AI, përgjigjet e tij dhe, për 30 ditë, të dhënat që ai konsultoi për t'i shkruar.

2.3 Të dhëna të mbledhura automatikisht

• Të dhëna teknike: adresa IP, lloji dhe versioni i shfletuesit, informacioni i pajisjes, sistemi operativ.
• Të dhëna përdorimi: faqet e vizituara, funksionalitetet e përdorura, vulat kohore, burimet e referimit.
• Të dhëna cookie: shikoni Politikën tonë të Cookie-ve për detaje.

3. Qëllimet dhe Bazat Ligjore për Përpunimin

Ne përpunojmë të dhënat tuaja personale për qëllimet e mëposhtme dhe mbi bazat e mëposhtme ligjore:

Qëllimi	Baza Ligjore (GDPR Neni 6)
Ofrimi dhe operimi i Shërbimit	Përmbushja e kontratës (Neni 6(1)(b))
Krijimi i llogarisë dhe autentifikimi	Përmbushja e kontratës (Neni 6(1)(b))
Përpunimi i të dhënave të punonjësve në emër të Klientëve	Përmbushja e kontratës (Neni 6(1)(b))
Përgjigja ndaj pyetjeve dhe kërkesave për mbështetje	Interesi legjitim (Neni 6(1)(f))
Dërgimi i përditësimeve dhe njoftimeve të shërbimit	Interesi legjitim (Neni 6(1)(f))
Analitika dhe përmirësimi i shërbimit	Interesi legjitim (Neni 6(1)(f))
Komunikimet e marketingut (buletini informativ)	Pëlqimi (Neni 6(1)(a))
Përputhja ligjore dhe parandalimi i mashtrimit	Detyrimi ligjor (Neni 6(1)(c))

4. Ndarja e të Dhënave dhe Palët e Treta

Ne nuk shesim të dhënat tuaja personale. Ne mund të ndajmë të dhënat tuaja me kategoritë e mëposhtme të marrësve vetëm kur është e nevojshme:

• Ofruesit e hostimit dhe infrastrukturës: për të ruajtur dhe shërbyer të dhënat tuaja në mënyrë të sigurt.
• Pagesat dhe faturimi (Merchant of Record): Paddle.com Market Limited vepron si Merchant of Record-u ynë dhe përpunon të gjitha pagesat e abonimeve, faturat, taksat dhe rimbursimet në emrin tonë. Kur abonohesh, Paddle mbledh emrin, email-in, adresën e faturimit dhe detajet e metodës së pagesës drejtpërdrejt përmes checkout-it të vet të sigurt. Safepiens nuk merr dhe nuk ruan numrin e plotë të kartës. Shih njoftimin e privatësisë të Paddle në paddle.com/legal/privacy.
• Shërbimet analitike: për të kuptuar modelet e përdorimit dhe për të përmirësuar Shërbimin (p.sh., Google Analytics).
• Reklamat (Meta): vetëm nëse lejoni cookie-t e Marketingut në faqen tonë, Meta Pixel i dërgon Meta Platforms Ireland Limited faqet që vizitoni, adresën tuaj IP dhe të dhënat e shfletuesit, që të matim reklamat tona në Facebook dhe Instagram.
• Ofruesi i asistentit AI: kur një menaxher i bën një pyetje asistentit AI, pyetja dhe Të Dhënat e Klientit që nevojiten për përgjigjen i dërgohen OpenAI, e cila shkruan përgjigjen. Dërgohen vetëm të dhënat që menaxheri i sheh tashmë në Shërbim. Skedarët e dokumenteve dhe përmbajtja e tyre, koordinatat GPS, adresat e banimit, numrat e telefonit, datëlindjet dhe pagat nuk dërgohen kurrë, ndërsa adresat e emailit dërgohen vetëm kur menaxheri i kërkon. OpenAI nuk i përdor këto të dhëna për të trajnuar modelet e saj.
• Ofruesit e shërbimit të emailit: për të dërguar komunikime transaksionale dhe të marketingut.
• Autoritetet ligjore dhe rregullatore: kur kërkohet nga ligji ose për të mbrojtur të drejtat tona.

Të gjithë përpunuesit e palëve të treta janë të detyruar nga marrëveshje për përpunimin e të dhënave dhe u kërkohet të zbatojnë masa të përshtatshme sigurie në përputhje me ligjet e zbatueshme për mbrojtjen e të dhënave.

4.1 Nën-përpunuesit

Nën-përpunuesit e mëposhtëm mund të përpunojnë të dhëna personale në emrin tonë:

Nën-përpunuesi	Qëllimi	Vendndodhja
Paddle.com Market Limited	Merchant of Record: faturimi i abonimeve, taksat dhe rimbursimet	Mbretëria e Bashkuar & Shtetet e Bashkuara
Google LLC (Analytics)	Analizë anonime e përdorimit të faqes	Shtetet e Bashkuara
OpenAI, L.L.C.	Asistenti AI: përgjigje për pyetjet e menaxherëve	Shtetet e Bashkuara
Ofruesi i hostimit	Hostim i aplikacionit dhe të dhënave	Bashkimi Evropian

5. Transferimet Ndërkombëtare të të Dhënave

Të dhënat tuaja mund të përpunohen në vende jashtë vendit tuaj të banimit. Kur transferojmë të dhëna personale jashtë Zonës Ekonomike Evropiane (ZEE), ne sigurojmë masa mbrojtëse të përshtatshme, si:

• Klauzolat Standarde Kontraktuale (KSK) të miratuara nga Komisioni Evropian (përfshirë KSK-të e BE-së të vitit 2021) — të përdorura për transferimet te ofruesi ynë i pagesave Paddle, te Google Analytics dhe te ofruesi ynë i asistentit AI, OpenAI.
• Vendime përshtatshmërie nga Komisioni Evropian (për shembull, vendimi i përshtatshmërisë për Mbretërinë e Bashkuar i aplikueshëm për Paddle.com Market Limited).
• Mekanizma të tjerë transferimi të njohur ligjërisht.

Kopje të KSK-ve të aplikueshme dhe vlerësimet e ndikimit të transferimit janë në dispozicion me kërkesë në [email protected].

6. Ruajtja e të Dhënave

Ne ruajmë të dhënat tuaja personale vetëm për aq kohë sa është e nevojshme për të përmbushur qëllimet për të cilat janë mbledhur:

• Të dhënat e llogarisë: ruhen për kohëzgjatjen e llogarisë suaj dhe deri në 30 ditë pas ndërprerjes.
• Të Dhënat e Klientit (regjistrat e punonjësve): ruhen për kohëzgjatjen e abonimit të Klientit dhe deri në 30 ditë pas ndërprerjes, përveç rastit kur Klienti kërkon fshirje më të hershme.
• Paraqitjet e formularit të kontaktit: ruhen deri në 24 muaj.
• Të dhënat analitike: ruhen në formë të grumbulluar deri në 26 muaj.
• Regjistrat e përputhshmërisë ligjore: ruhen siç kërkohet nga ligji i zbatueshëm.

Pas skadimit të periudhës së ruajtjes, të dhënat fshihen në mënyrë të sigurt ose anonimizohen.

7. Siguria e të Dhënave

Ne zbatojmë masa të përshtatshme teknike dhe organizative për të mbrojtur të dhënat tuaja personale, në përputhje me parimet ISO 27001, duke përfshirë:

• Enkriptimin e të dhënave në transit (TLS/SSL) dhe në ruajtje.
• Kontrollet e aksesit dhe lejet e bazuara në role.
• Vlerësime dhe monitorim të rregullt të sigurisë.
• Enkriptim të sigurt të fjalëkalimeve (bcrypt).
• Izolimin e të dhënave në sistemin multi-tenant duke siguruar që të dhënat e çdo klienti janë të ndara logjikisht.
• Kopje rezervë të rregullta dhe procedura të rimëkëmbjes nga fatkeqësitë.

Edhe pse marrim masa paraprake të arsyeshme, asnjë metodë transmetimi ose ruajtjeje nuk është 100% e sigurt. Ju inkurajojmë të përdorni fjalëkalime të forta dhe të mbani konfidenciale kredencialet tuaja.

8. Të Drejtat Tuaja

Sipas ligjeve të zbatueshme për mbrojtjen e të dhënave, duke përfshirë GDPR, ju keni të drejtat e mëposhtme:

• E drejta e aksesit (Neni 15): të merrni konfirmim nëse ne përpunojmë të dhënat tuaja dhe të kërkoni një kopje.
• E drejta e korrigjimit (Neni 16): të kërkoni korrigjimin e të dhënave të pasakta ose jo të plota.
• E drejta e fshirjes (Neni 17): të kërkoni fshirjen e të dhënave tuaja në kushte të caktuara.
• E drejta e kufizimit të përpunimit (Neni 18): të kërkoni kufizimin e përpunimit në rrethana të caktuara.
• E drejta e transportueshmërisë së të dhënave (Neni 20): të merrni të dhënat tuaja në një format të strukturuar dhe të lexueshëm nga makina.
• E drejta për të kundërshtuar (Neni 21): të kundërshtoni përpunimin e bazuar në interesa legjitime ose për marketing të drejtpërdrejtë.
• E drejta e tërheqjes së pëlqimit (Neni 7(3)): të tërhiqni pëlqimin në çdo kohë kur përpunimi bazohet në pëlqim.
• E drejta për të paraqitur ankesë: të paraqisni ankesë pranë autoritetit mbikëqyrës përkatës.

Për të ushtruar cilëndo nga këto të drejta, ju lutemi na kontaktoni në [email protected]. Ne do t'i përgjigjemi kërkesës suaj brenda 30 ditëve.

Për punonjësit, të dhënat e të cilëve menaxhohen nëpërmjet Shërbimit nga punëdhënësi i tyre, ju lutemi drejtoni kërkesat tuaja për të drejtat e subjektit të të dhënave tek punëdhënësi juaj (kontrolluesi i të dhënave), i cili do të koordinohet me ne sipas nevojës.

9. Privatësia e Fëmijëve

Shërbimi nuk është i destinuar për individë nën moshën 16 vjeç. Ne nuk mbledhim me dijeni të dhëna personale nga fëmijët. Nëse besoni se ne kemi mbledhur pa dashje të dhëna nga një fëmijë, ju lutemi na kontaktoni menjëherë në mënyrë që të marrim masat e duhura.

10. Vendimmarrja e Automatizuar

Ne nuk përdorim vendimmarrje të automatizuar ose profilizim që prodhon efekte ligjore ose efekte të ngjashme domethënëse mbi individët. Asistenti AI u përgjigjet pyetjeve të menaxherëve vetëm me shifra dhe regjistra nga Shërbimi; ai nuk merr dhe nuk rekomandon vendime për individët.

11. Ndryshimet në Këtë Politikë Privatësie

Ne mund ta përditësojmë këtë Politikë Privatësie herë pas here. Ne do t'ju njoftojmë për ndryshimet thelbësore duke publikuar politikën e përditësuar në faqen tonë të internetit dhe duke treguar datën "Përditësuar së fundi". Ju inkurajojmë ta rishikoni këtë politikë në mënyrë periodike.

12. Na Kontaktoni

Nëse keni pyetje rreth kësaj Politike Privatësie ose dëshironi të ushtroni të drejtat tuaja për mbrojtjen e të dhënave, ju lutemi na kontaktoni:

• Email: [email protected]
• Adresa: Rruga Ferit Xhajko, Tiranë, Shqipëri
• NIPT: M21704029F