Offboarding i Punonjësve: Checklist e Plotë dhe Praktikat më të Mira

Shumica e kompanive shpenzojnë javë të tëra për të planifikuar ditën e parë dhe pesë minuta për ditën e fundit. Është e kundërta e asaj që duhet. Një dalje e qetë mbron të dhënat tuaja, ekipin që mbetet dhe tregimin që ish-punonjësit bëjnë për ju pas largimit.

Sa kushtojnë në të vërtetë daljet e çrregullta

Kur offboarding trajtohet si letërbazë, po të njëjtat modele shfaqen sërish e sërish:

• Njohuritë që ishin vetëm në kokën e një personi largohen me të
• Aksesi në sisteme mbetet i hapur shumë kohë pas kthimit të laptopit
• Paga finale, dokumentet fiskale ose dokumentet e benefiteve vonojnë dhe krijojnë debate
• Pjesa tjetër e ekipit shikon si menaxhohet dalja dhe nxjerr konkluzione për të ardhmen
• Kandidatët e mirë që do të ktheheshin nuk marrin kurrë ofertën

Studimet sugjerojnë që rreth gjysma e kostos së një daljeje të keqmenaxhuar nuk shfaqet në asnjë pasqyrë financiare.

8 hapat që duhen përsëritur çdo herë

1. Pranoji dorëheqjen me shkrim brenda një dite

Përgjigju shpejt, konfirmo ditën e fundit të punës dhe kërko letrën e dorëheqjes për dosjen. Një përgjigje e ngadaltë ose emocionale përcakton tonin e gjithë daljes.

2. Ndërto planin e tranzicionit bashkë me personin që po largohet

Uluni bashkë dhe hartoni çfarë duhet transferuar:

• Projektet aktive dhe statusin e tyre
• Palët kryesore të interesuara dhe si t'i kontaktoni
• Detyrat, raportet dhe takimet e përsëritura
• Proceset e pashkruara dhe marrëdhëniet me furnitorët
• Kredencialet që duhen rrotulluar

Trajtojeni si partner, jo si problem për t'u menaxhuar.

3. Bini dakord si do të komunikohet lajmi

Shkruani bashkë mesazhet e brendshme dhe të jashtme. Vendosni rendin: ekipi direkt fillimisht, pastaj kompania e gjerë, pastaj klientët. Heshtja krijon thashetheme.

4. Transferoje dijen seriozisht, jo në një takim të vetëm

Një takim dorëzimi nuk mjafton. Kërko një dokument tranzicioni me shkrim për çdo përgjegjësi, regjistrime të shkurtra videosh për punën procedurale, seanca shadow me ata që do t'i marrin detyrat dhe prezantime të drejtpërdrejta me kontaktet e jashtme.

5. Exit interview-n e bën dikush jashtë linjës direkte të raportimit

Programojeni në javën e fundit. Mbajeni si bisedë, jo si rendikontim. Një listë e plotë pyetjesh ndodhet në udhëzuesin tonë mbi exit interviews që zvogëlojnë me të vërtetë qarkullimin.

6. Mblidh pajisjet dhe hiq aksesin ditën e fundit, jo javën tjetër

Lidh çdo pikë të checklistit me një përgjegjës të emëruar. Heqja e aksesit ndodh në momentin kur personi largohet përfundimisht. "Do ta rregullojmë më vonë" është mënyra si fillojnë ikjet e të dhënave.

7. Mbyll pagën, benefitet dhe dokumentet

Paga finale, likuidimi i pushimeve të papërdorura sipas policy-s, dokumente fiskale, njoftime për ndërprerje ose vazhdim të benefiteve, letër reference nëse është e përshtatshme, kujtesa me shkrim për NDA dhe marrëveshje moskonkurrence.

8. Lëre derën të hapur

Një lamtumirë e shkurtër nga leadership, një ftesë në rrjetin alumni nëse ekziston, një lidhje në LinkedIn. Punonjësit që kthehen e arrijnë produktivitetin e plotë më shpejt se punonjësit e rinj, dhe referencat më të mira shpesh vijnë nga njerëz që u larguan mirë.

Gabimet më të shpeshta

1. Nxitim në dorëzim. Nëse dokumenti i tranzicionit nuk është gati, zgjate afatin e njoftimit ose merr një kontraktor. Mos e kalo këtë hap.
2. IT dhe HR që punojnë në silo paralele. Kthimi i pajisjeve, heqja e aksesit dhe cutoff i pagës duhet të bien në të njëjtën datë.
3. Exit interview që duken si vlerësime performance. Është seancë dëgjimi.
4. Kalimi i offboarding-ut për kontraktorë ose staf me kohë të shkurtër. Të njëjtat rreziqe për pajtueshmëri dhe siguri.
5. Të flasësh keq për ata që largohen para ekipit. Ua tregon të gjithëve si do të flitet për ta kur të vijë radha e tyre.

Checklist e offboarding për t'u kopjuar

Njerëzit dhe komunikimi

• Dorëheqja e pranuar me shkrim
• Data e fundit dhe afati i njoftimit të dakorduar
• Komunikimi i brendshëm dhe i jashtëm i vendosur
• Ekipi direkt dhe palët kryesore të informuara
• Exit interview e programuar

Transferimi i njohurive

• Projektet aktive të dokumentuara me status
• Regjistrime për detyrat e përsëritura
• Zëvendësuesit të prezantuar me kontaktet e brendshme dhe të jashtme
• Ownership i skedarëve, kalendarëve dhe mjeteve të ndara i transferuar
• Skedarët personalë të arkivuar sipas policy-s së retention

Pajisjet dhe aksesi

• Kthimi i laptopit, telefonit, periferikëve
• Kthimi i kartave të aksesit, çelësave, lejeve të parkimit
• Heqja e email-it, SSO-së dhe gjithë aksesit në sisteme
• Rrotullimi i kredencialeve të përbashkëta që personi kishte
• Wipe dhe re-image të pajisjeve të kthyera

Paga dhe pajtueshmëria

• Paga finale dhe likuidimi i pushimeve të përpunuara
• Dokumentet e detyrueshme të lëshuara
• Ndërprerja ose vazhdimi i benefiteve i konfirmuar
• Letra e dorëheqjes e firmosur dhe shënimet e exit interview të arkivuara
• Organograma, headcount dhe linjat e raportimit të përditësuara

Marrëdhënia

• Lamtumirë personale nga menaxheri dhe leadership
• Ftesë në rrjetin alumni nëse ekziston
• Flag-u "i punësueshëm përsëri" ose jo në HRIS

Si e mbështet Safepiens offboarding-un

• Template offboarding të gatshme për dalje vullnetare, jo-vullnetare dhe pensionime
• Caktim i detyrave me owner dhe afate, që asgjë të mos harrohet
• Pamje e regjistrit të pajisjeve që tregon gjithçka që personi mban para se të largohet
• Pastrim i aksesit me një veprim të vetëm në të gjithë platformën
• Log-e auditimi me timestamp për çdo hap
• Survey për exit interview që ushqejnë të njëjtën analizë si engagement dhe wellbeing