Si e Thjeshton Menaxhimi i Dokumenteve HR Auditin

Nëse keni jetuar ndonjëherë një audit HR, ju kujtohet energjia në zyrë atë javë. Dosje të nxjerra nga arkivat. Njerëz që ecin me grumbuj letrash. Dikush që pyet "të kujtohet nëse e morëm kontratën e nënshkruar të Markos në 2022?" Vetë auditi zakonisht shkon mirë. Përgatitja është ajo që thyen ekipet.

Zgjidhja nuk është të punosh më shumë gjatë javës së auditit. Është të kesh një sistem dokumentesh që e bën përgatitjen e auditit të mërzitshme. Ky postim kalon nëpër atë që auditorët kërkojnë vërtet, pse arkivimi tradicional rrëzohet nën ato kërkesa, dhe si një platformë e vërtetë menaxhimi dokumentesh HR e ndryshon punën nga "gjej" në "filtro."

Çfarë Kërkojnë Vërtet Auditorët

Audite të ndryshme kanë qëllime të ndryshme. Një inspektim pune fokusohet në kontrata, orare pune dhe pushime statutore. Një audit GDPR ose mbrojtjeje të dhënash shikon pëlqimin, mbajtjen dhe log-et e aksesit. Një audit ISO ose specifik për industrinë kontrollon regjistrimet e trajnimit dhe skadencën e çertifikimeve. Një audit i brendshëm mund të jetë më i gjerë dhe më i ashpër.

Temat e përsëritura nëpër të gjitha:

• Kontrata pune aktive për një grup specifik, me data nënshkrimi
• Dokumentacioni i ID-së dhe i së drejtës për punë, me data skadence aty ku aplikohen
• Regjistrime trajnimi dhe çertifikimi, me data përfundimi dhe skadence aty ku aplikohen
• Regjistrime vlerësimi performance, me nënshkrime nga të dyja palët
• Regjistrime disiplinore, me dokumentacionin e hapave të procesit
• Regjistrime pëlqimi, sidomos për përpunimin e të dhënave dhe përfitimet
• Prova që dokumentet fshihen sipas planifikimit që pretendon politika juaj e mbajtjes

Asnjëra nga këto nuk është e paarsyeshme. Bëhen të dhimbshme sepse shumica e ekipeve HR nuk mund të përgjigjen shpejt kur regjistrimet jetojnë në drive të përbashkëta, arkiva dhe thread-e email-i.

Pse Arkivimi Tradicional Rrëzohet Nën Presionin e Auditit

Një njoftim auditi tre-javësh shkakton një model dështimi të parashikueshëm. HR eksporton lista nga HRIS-i, i kryqëzon me dosjet e letrës, gjen boshllëqe, nxiton të ndjekë nënshkrime që mungojnë dhe pastron mospërputhjet më të këqija para se auditori të mbërrijë. Vetë auditi bëhet një performancë, jo një inspektim.

Problemi më i thellë është se nuk mund të përgatitesh për auditin nëse nuk e di se çfarë mungon. Një arkiv nuk të thotë "13 punonjës nuk i kthyen kurrë nënshkrimet e politikës." Një drive i përbashkët nuk të thotë "8 leje pune skadojnë në 60 ditët e ardhshme." Mund t'i gjesh ato boshllëqe vetëm përmes rishikimit manual, që është pikërisht ajo që përgatitja e auditit vazhdon të bëhet.

Një Kornizë në 5 Hapa për të Qenë Gati për Audit Çdo Ditë

1. Inventarizo Kategoritë e Dokumenteve që Interesojnë Auditet e Tua

Ulu me atë që menaxhon auditin tënd më të zakonshëm. Lëndo çdo lloj dokumenti që auditori kërkon: kontrata, ID, regjistrime trajnimi, çertifikime, pëlqime, regjistrime performance, regjistrime pushimi. Për secilin, shkruaj politikën e mbajtjes dhe çdo rregull skadence. Kjo listë bëhet lista jote e kontrollit për gatishmëri auditi.

2. Hartëzo Çdo Kategori në një Vendndodhje të Strukturuar

Në një sistem dokumentesh real, çdo kategori ka shtëpinë e vet: kontrata të bashkëngjitura në profilin e punonjësit, çertifikime të bashkëngjitura me data skadence, regjistrime trajnimi të lidhura me kurset përkatëse. Spreadsheet-et dhe drive-t e përbashkët nuk e imponojnë këtë. Një sistem i dedikuar po, dhe puna e përgatitjes së auditit shembet në mënyrë drastike si rezultat.

3. Vendos Gjurmimin e Skadencës mbi Çdo Gjë që Ka Skadencë

Lejet e punës, licencat profesionale, çertifikimet e sigurisë dhe dokumentet e ID-së të gjitha skadojnë. Auditi pyet "më trego prova aktuale." Një sistem që sinjalizon skadencën 30 ose 60 ditë përpara e kthen "vrap në audit" në "rinovuar javë më parë." Ky është funksioni i vetëm me ROI më të lartë në software-in dokumentar HR.

4. Mbyll Log-et e Aksesit që në Ditën e Parë

Auditorët gjithnjë e më shumë pyesin "kush ka pasur akses në dosjen e këtij punonjësi në 12 muajt e fundit." Nëse përgjigjja juaj është "nuk e gjurmojmë," keni një problem. Sistemet moderne të dokumenteve regjistrojnë automatikisht çdo shikim, shkarkim dhe modifikim. Aktivizoje, lëre të aktivizuar, dhe harroje derisa auditori të pyesë.

5. Bëj një Vetë-Audit Tremujor

Çdo tremujor, nxirr të njëjtin lloj raporti që auditori do të nxjerrë. Nënshkrime që mungojnë, dokumente të skaduara, boshllëqe në regjistrimet e trajnimit. Rregullo atë që është prishur sa është e vogël. Kjo është disiplina që ndan "gjithmonë gati për audit" nga "në panik marsin tjetër."

Shkaktarë të Zakonshëm Auditi dhe Si të Përgatiteni

Audite të ndryshme kanë punë të ndryshme përgatitjeje. Modelet:

• Inspektim pune: fokus në kontrata të nënshkruara, regjistrime kohe pune, të drejta pushimesh, fatura page
• GDPR / mbrojtje të dhënash: fokus në regjistrime pëlqimi, përputhshmëri mbajtjeje, log-e aksesi, regjistrime fshirje
• ISO 9001 / 27001: fokus në regjistrime trajnimi, përkufizime rolesh, vlefshmëri çertifikimesh
• Specifik për industrinë (shëndetësi, financa, transport): fokus në licenca profesionale, trajnim i vazhdueshëm, autorizime të bazuara në role
• Audit i brendshëm / due diligence: fokus në plotësi, mbajtje, kontrolle aksesi

Një sistem dokumentesh që trajton të gjitha pesë lejon të njëjtin burim të vërtete t'u përgjigjet të gjitha pesë auditeve pa ripaketim.

Gabime që Duhen Shmangur

1. Të trajtosh përgatitjen e auditit si një projekt tremujor. Çdo projekt që ekzekutohet një herë në tremujor përfundimisht rrëshqet. Ndërto gatishmërinë në flukset e punës ditore.
2. Të ruash dokumente relevante për auditin në email personal ose drive lokale. Do të jenë të padukshme për auditorin dhe për këdo që të zëvendëson.
3. Të kapërcesh gjurmimin e skadencës sepse "do të kujtohemi." Nuk do të kujtoheni. Askush nuk kujtohet.
4. Të lejosh kontrollet e aksesit të shmangen. Një anëtar i ri i ekipit HR nuk duhet të trashëgojë në heshtje lejet mbi çdo regjistrim punonjësi nga dita e parë. Përgatitja e auditit shpesh e nxjerr këtë në mënyrën më të turpshme të mundshme.

Lista e Kontrollit për Gatishmërinë e Auditit

• Çdo lloj dokumenti relevant për auditin ka një vendndodhje të përcaktuar arkivimi
• Gjurmimi i skadencës është aktivizuar mbi çdo dokument me datë skadence
• Kontrollet e aksesit të bazuara në role përputhen me politikën tuaj të deklaruar
• Log-et e aksesit janë të aktivizuara dhe ruhen për të paktën 12 muaj
• Rregullat e mbajtjes fshijnë automatikisht regjistrimet pas periudhës ligjore të mbajtjes
• Vetë-auditi tremujor kontrollon nënshkrimet që mungojnë, dokumentet e skaduara dhe shmangien e aksesit

Si Ndihmon Safepiens

Safepiens është ndërtuar rreth supozimit se përgatitja e auditit duhet të jetë një filtër, jo një gjueti njerëzore. Çdo dokument punonjësi jeton në profilin e punonjësit me kategori, skadencë dhe leje aksesi. Auditorëve mund t'u jepet një pamje vetëm-leximi me shtrirje të kufizuar që tregon vetëm dokumentet dhe fushat relevante për auditin e tyre. Log-et e aksesit janë të aktivizuara si standard dhe të eksportueshme. Rregullat e mbajtjes mund të vendosen për kategori dhe ekzekutohen automatikisht.

Qëllimi nuk është t'i bëjë auditet të padukshme. Është t'i kthejë në një palë ditë rikuperimi të strukturuar, në vend se një ushtrim zjarrfikës që konsumon ekipin HR për javë.