Si ta Modernizoni HR-në Pa Zëvendësuar HRIS-in

Shumica e këshillave për "si të modernizoni HR-në" supozojnë se do ta hidhni HRIS-in tuaj dhe do të filloni nga e para. Ajo këshillë zakonisht vjen nga njerëz që shesin platforma të reja HRIS. Realiteti për shumicën e kompanive të mesme është më i ngatërruar: heqja e një sistemi që tashmë mban payroll-in, regjistrimet e punonjësve dhe një dekadë të dhënash historike është e rrezikshme, e shtrenjtë dhe rrallë lëvizja më e mirë.

Lajmi i mirë është se nuk e keni pse ta bëni. Ka një rrugë të mesme: ta mbani HRIS-in legacy si regjistrim i së vërtetës, dhe të vendosni vegla të dedikuara mbi të për flukset ku ai nuk i del në krye.

Dilema e Rreme: Zëvendëso ose Vuaj

Kur liderët HR ankohen për HRIS-in e tyre, biseda zakonisht kalon menjëherë te "na duhet një i ri." Kjo ndodh pjesërisht sepse furnitorët flasin më fort, dhe pjesërisht sepse alternativat duken të paqarta. Pra, ekipet ose angazhohen në një projekt zbatimi 12-18 mujor, ose vazhdojnë të vuajnë me sistemin që kanë.

Ka një opsion të tretë që merr më pak vëmendje: të modernizoni pjesët që janë vërtet të prishura pa prekur ato që funksionojnë. Shumica e platformave HRIS legacy janë në rregull për të ruajtur regjistrime bazë dhe për të kryer payroll-in. Janë të dobëta për gjëra si flukset e onboarding-ut, vlerësimet e performancës dhe vetëshërbimi i punonjësve. Ato janë saktësisht pjesët që mund të mbështillen ose të zëvendësohen me kirurgji, pa shqetësuar themelet.

Çfarë Është Vërtet e Prishur (dhe Çfarë Jo)

Para se të angazhoheni në një rrugë modernizimi, duhet të dini se çfarë po rregulloni. Disa diagnoza të zakonshme:

• Modeli i të dhënave të HRIS-it është në rregull, por ndërfaqja është aq e ngathët sa menaxherët refuzojnë ta përdorin
• Regjistrimet bazë funksionojnë, por onboarding-u jeton në spreadsheet-e dhe thread-e email-i
• Payroll-i kalon pastër, por vlerësimet e performancës janë ende në letër ose në dokumente Word
• Raportimi nga HRIS-i është i ngadalshëm, kështu që HR eksporton CSV dhe rindërton dashboard-e në Excel

Secili prej tyre ka një zgjidhje të ndryshme. Problemi i ndërfaqes zgjidhet me një shtresë vetëshërbimi. Problemi i onboarding-ut zgjidhet me një vegël workflow që i kthen të dhënat te HRIS-i. Problemi i raportimit zgjidhet me një shtresë analitike të hollë ose një integrim me data warehouse-in tuaj. Asnjëri prej tyre nuk kërkon zëvendësimin e HRIS-it.

Një Kornizë në 5 Hapa për Modernizim Pa Zëvendësim

1. Gjej Hendekun e Vërtetë

Uluni me HR ops, menaxherë linje dhe nja dy punonjës për një orë secili. Kërkojuni që t'ju tregojnë fluksin që i frustron më shumë. Mbani shënime se cilin sistem po përdorin, ku ndërrojnë vegla dhe ku kthehen te email ose Excel. Modeli zakonisht tregon një ose dy flukse, jo tërë HRIS-in.

2. Hartëzo Sipërfaqen e Integrimit të HRIS-it

Çdo HRIS modern ekspozon një lloj API ose endpoint SCIM, edhe ata legacy. Gjej dokumentacionin, fol me furnitorin tënd dhe kupto cilat të dhëna mund të lexosh dhe shkruash. Forca e sipërfaqes së integrimit përcakton se çfarë është e mundur. Nëse API-ja është e pasur, mund të bësh pothuajse çdo gjë. Nëse është e hollë, do të të duhet një shtresë sinkronizimi ose një workflow eksportimi CSV.

3. Zgjidh Veglën më të Vogël që Rregullon Fluksin

Për çdo fluks të prishur, zgjidh një vegël të dedikuar që e bën atë gjë mirë. Vegël onboarding-u, vegël vlerësimi performance, vegël menaxhimi dokumentesh. Shmangni tundimin për të blerë një "platformë" që premton të bëjë pesë gjëra, sepse do të përfundoni me një HRIS paralel, që është pikërisht ajo që po përpiqeshit të shmangnit.

4. Lidh Identitetin dhe të Dhënat

Konfiguro SSO-në që punonjësve të mos u duhet një fjalëkalim i ri, dhe vendos SCIM-in që provisioning-u i përdoruesve të jetë automatik. Pastaj ndërto një sinkronizim njëdrejtimsh ose dydrejtimsh midis veglës së re dhe HRIS-it për të dhënat që duhet të kthehen mbrapsht, si ndryshime statusi dhe regjistrime përfundimi. Kjo është puna që ndan modernizimin e vërtetë nga një problem mbingarkese veglash.

5. Fik Fluksin e Vjetër, Jo Sistemin e Vjetër

Pasi vegla e re është në vend dhe e adoptuar, tërhiqe formalisht fluksin e vjetër brenda HRIS-it. Fik modulin legacy të onboarding-ut. Ndalo përdorimin e modulit legacy të vlerësimit. Mbaje HRIS-in për atë në të cilën është i mirë, dhe lëre të bëhet gradualisht një sistem më i hollë që mban regjistrimet dhe kryen payroll-in.

Gabime që Duhen Shmangur

1. Të blesh një "platformë modernizimi" që mbivendoset 80% me HRIS-in tënd. Do të përfundosh me dy sisteme që bëjnë të njëjtën punë, dhe integrimi do të bëhet projekt më vete.
2. Të kapërcesh hapin e integrimit. Një vegël e re që nuk sinkronizohet me HRIS-in krijon vetëm një burim të dytë të vërtetë, që është më keq se problemi origjinal.
3. Të nxjerrësh tre vegla të reja njëkohësisht. Adoptimi vuan kur punonjësit duhet të mësojnë shumë në të njëjtën kohë. Sekuencoje shpërndarjen një fluks në një kohë.

Lista e Kontrollit Para se të Filloni

• Keni shkruar 2 flukset më të prishura, me shembuj
• Keni lexuar dokumentet API të HRIS-it, ose i keni kërkuar nga furnitori
• Keni një ofrues SSO të konfiguruar, ose një plan për të konfiguruar një
• Keni një buxhet që është 20-40% e zëvendësimit të HRIS-it, jo 5%
• Keni një sponsor ekzekutiv që pajtohet se objektivi është modernizimi, jo zëvendësimi i plotë

Si Përshtatet Safepiens

Safepiens është ndërtuar saktësisht për këtë model. Shumica e klientëve tanë kanë tashmë një HRIS për payroll-in dhe regjistrimet bazë, dhe përdorin Safepiens për të trajtuar flukset që HRIS-i i tyre i bën keq: onboarding, vlerësime performance, menaxhim dokumentesh, vetëshërbim punonjësish dhe analitikë. Integrohemi me të dhënat e HRIS-it përmes SCIM dhe API-ve aty ku është e mundur, dhe përmes importimeve të planifikuara aty ku nuk është. Qëllimi është të rregullohet fluksi i prishur pa ju detyruar të migroni gjithçka tjetër.