Si i Nxjerrin Ekipet HR të Dhënat nga Dokumentet

Çdo punonjës që një kompani punëson gjeneron një grumbull dokumentesh: kopje pasaporte ose karte identiteti, kontratë, formularë tatimor, të dhëna bankare, kualifikime, leje pune nëse aplikohen, ndonjëherë çertifikata mjekësore. Shumica e atyre dokumenteve vijnë si PDF ose foto, dhe shumica e të dhënave të bllokuara brenda tyre përfundimisht duhet të përfundojnë në një fushë të strukturuar diku: payroll, HRIS, dashboard përputhshmërie.

Mënyra se si ekipet HR i lëvizin ato të dhëna nga PDF në bazën e të dhënave ka ndryshuar shumë në tre vitet e fundit. Ky postim kalon nëpër tre opsionet reale, kur ka kuptim secila dhe çfarë priret të shkojë keq.

Pse Ia Vlen ta Zgjidhësh

Matematika është e pamëshirshme. Një kompani me 500 punonjës me 20% qarkullim vjetor po punëson rreth 100 njerëz të rinj në vit. Çdo i punësuar i ri prodhon midis 8 dhe 15 dokumenteve, që do të thotë se HR po përpunon rreth 1.000 dokumente në vit vetëm për të punësuar të rinj. Shtoji rinovimet, çertifikimet dhe përditësimet e dokumenteve dhe numri dyfishohet.

Nëse një njeri i shtyp ato të dhëna me dorë, po shikon qindra orë pune administrative dhe një normë gabimi që askush nuk e do ta masë. Kostoja nuk është vetëm koha; është data e gabuar e lindjes në një formular tatimor, data e gabuar e skadencës në një leje pune, numri i gabuar i llogarisë në payroll.

Tre Qasjet

Ka tre mënyra se si ekipet HR i kthejnë dokumentet në të dhëna, dhe ato qëndrojnë në një kurbë të qartë kosto-kundër-përpjekjes.

Hyrje Manuale

Dikush në HR hap PDF-në, lexon fushat dhe i shtyp ato në HRIS. Kjo është ende standardi në shumicën e kompanive. Është mjeti më i lirë për t'u konfiguruar (zero) dhe më i shtrenjti në kohë njerëzore. Saktësia varet plotësisht nga personi që e bën. Hyrja manuale është në rregull kur përpunon nën 50 dokumente në muaj. Mbi atë, norma e gabimit dhe norma e burnout-it të dyja ngrihen shpejt.

OCR me Template

OCR-i (njohja optike e karaktereve) lexon tekstin nga një imazh dokumenti dhe e kopjon në fusha. OCR-i i bazuar në template funksionon mirë për dokumente me layout-e konsistente: një kartë identiteti kombëtare, një formular tatimor, një faturë page standarde. Hartëzon një herë "kjo zonë e faqes përmban datën e lindjes" dhe çdo dokument i ardhshëm i të njëjtit lloj analizohet automatikisht. Aty ku rrëzohet janë dokumentet me shumë formate. Nëse kandidatët tuaj paraqesin pasaporta nga 30 vende, OCR-i me template është një makth mirëmbajtjeje.

Përpunim Inteligjent i Dokumenteve me AI

Kategoria më e re, ndonjëherë e quajtur IDP (intelligent document processing), përdor modele të mëdha gjuhësore ose modele vizioni për ta kuptuar një dokument semantikisht në vend se pozicionalisht. Pyet "cila është data e lindjes së mbajtësit" dhe modeli e gjen pavarësisht nga layout-i. Trajton pasaporta të çdo vendi, kontrata në çdo format, çertifikata nga çdo institucion. Saktësia në dokumentet e zakonshme HR është tipikisht mbi 95%, me pikë besimi për fushë që të dish ku të verifikosh. Kompromisi është kostoja për dokument dhe rishikimi i privatësisë që duhet të bësh para se të dërgosh të dhëna personale në një API të palës së tretë.

Një Kornizë në 5 Hapa për Zgjedhjen e Qasjes së Duhur

1. Inventarizo Dokumentet e Tua

Lëndo çdo lloj dokumenti që rrjedh përmes HR-së: ID, kontratë, faturë page, formular tatimor, çertifikatë, leje pune, regjistrim trajnimi. Për secilin, numëro përafërsisht sa përpunon në muaj. Lista është zakonisht më e shkurtër nga sa pritet, dhe vëllimi është i përqendruar në 3 ose 4 lloje.

2. Vendos Cilat Fusha Të Duhen Vërtet

Për çdo lloj dokumenti, shkruaj fushat që duhet të nxjerrësh. Jo fushat që dokumenti përmban, fushat që përdor vërtet më pas. Shumica e ekipeve HR zbulojnë se kanë nevojë vetëm për 5-10 fusha për dokument. Ai numër ndryshon në mënyrë drastike llogaritjen e kostos.

3. Zgjidh Qasjen sipas Llojit të Dokumentit, Jo sipas Kompanisë

Nuk ka një përgjigje të vetme të saktë për të gjithë kompaninë. ID-të kombëtare me layout-e konsistente janë perfekte për OCR me template. Pasaportat ndërkombëtare dhe kontratat janë më të mira për ekstraktim me AI. Dokumentet me vëllim të ulët (miratime bordi, çertifikata ad hoc) janë në rregull për t'u mbajtur manuale. Përziej dhe përshtat.

4. Validoji Aggresivisht në 90 Ditët e Para

Çfarëdo metode ekstraktimi që zgjedh, trajto 90 ditët e para si një periudhë matjeje. Lër njerëzit të verifikojnë një mostër të çdo grupi ekstraktimi. Ndiq saktësinë për fushë. Akordo template-t ose prompt-et bazuar në atë që dështon. Shumica e ekipeve që e kapërcejnë këtë hap përfundojnë me të dhëna të këqija që grumbullohen në heshtje në HRIS-in e tyre.

5. Mbyll Kufijtë e Privatësisë që në Fillim

Dokumentet e punonjësve përmbajnë të dhëna personale të ndjeshme. Çfarëdo vegle ekstraktimi që përdor ka nevojë për një përgjigje të qartë: ku shkon dokumenti, ku shkojnë të dhënat e nxjerra, kush mund t'i shohë të dyja, sa kohë ruhen të dhënat dhe si i fshin me kërkesë. Rregulloje këtë para se të shkallëzosh, jo pasi një rregullator të pyesë.

Gabime që Duhen Shmangur

1. Të trajtosh ekstraktimin si një konfigurim një herë. Dokumentet ndryshojnë, template-t shmangen, modelet AI përditësohen. Planifiko për akordim të vazhdueshëm.
2. Të kapërcesh pikët e besimit. Nëse vegla jote kthen një vlerë pa sinjal se sa e sigurt është, nuk mund të drejtosh rastet me besim të ulët te një rishikues njeri.
3. Të dërgosh të dhëna të ndjeshme te një ofrues AI pa një marrëveshje përpunimi të dhënash. Nuk do të të pëlqejë ta shpjegosh atë në një auditim.
4. Të zëvendësosh hyrjen manuale brenda natës. Ekzekuto qasjen e re paralelisht për një muaj që HR të mund të krahasojë rezultatet dhe t'i besojë para se të kaloni.

Lista e Kontrollit Para se të Vendosni Ekstraktimin

• Keni inventarizuar llojet e dokumenteve dhe vëllimet mujore
• Keni një listë të përcaktuar fushash për lloj dokumenti
• Keni një qasje të zgjedhur për lloj dokumenti, me arsye
• Keni një rishikim privatësie për çdo vegël të palës së tretë që do të shohë të dhënat e punonjësve
• Keni një plan validimi për 90 ditët e para
• Keni një rezervë kur ekstraktimi dështon ose besimi është i ulët

Si Përshtatet Safepiens

Safepiens i ruan dokumentet e punonjësve brenda profilit të punonjësit, me akses të bazuar në role dhe gjurmë auditimi të plota. Për ekstraktimin e të dhënave, punojmë krahas çfarëdo vegle ekstraktimi që zgjidhni: fushat e nxjerra zbresin në fushat e strukturuara të punonjësit, dokumenti burim mbetet i bashkëngjitur, dhe besimi i ekstraktimit regjistrohet që HR të mund të rishikojë çdo gjë nën pragun. Qëllimi është t'u japë ekipeve HR një vend ku të dhënat e nxjerra dhe dokumentet burim jetojnë së bashku, jo në dy sisteme të veçanta.